長い資料は、自分に必要なことから。

何ページもあるお知らせが届くと、「結局、私は何をすればいいの？」と困ることがあります。

AIに「要約して」と頼むのも一つの方法ですが、全体のあらすじだけでは、自分の準備や締切が見つからないことも。そんなときは、自分の役割と、知りたいことを先に伝えると、読む入口を作りやすくなります。

自分の役割を一行添える

ここでは、架空の「ひなた町・防災訓練のご案内」を例にします。あなたが班長なら、知りたいのは、一般の参加者とは少し違うかもしれません。

資料を添付する前に、個人情報や外部に渡せない内容がないか確認します。初めて試すなら、公開資料や架空の文書がおすすめです。

やることと締切 そして根拠のページ

こんなふうに頼んでみましょう。

私は2丁目の班長です。この資料から、私がすることと締切をまとめてください。それぞれ、根拠となる見出しとページ番号も添えてください。書かれていないことは、推測せず「記載なし」としてください。

「やること・期限・掲載ページ」を一緒に聞くと、答えを受け取ったあとに、どこを確かめればよいかが分かります。

答えを受け取ったら 元のページへ

AIが挙げたページを、実際に開きましょう。締切の日付、集合場所、対象者、持ち物を原文と照らします。PDF画面のページ数と、紙面に印刷された番号が違う場合は、見出しも手がかりにしてください。

ページ番号そのものが間違っていることもあります。見つからなければ、原文の短い該当箇所を示してもらい、資料内で探します。それでも確かめられない情報は、確認済みにしないでおきましょう。

また、読み取り方は文書の形式や利用するサービスによって異なります。写真で取り込んだページや表、注釈の中に、大切な条件が残っている場合もあります。「記載なし」という回答も、資料に本当にないことの証明にはなりません。

AIは 読む場所を探す手伝い役

確認できた項目だけを、自分のチェックリストに移せば、次の行動が見えやすくなります。ただし、自分に関係する箇所だけで完結せず、全員共通の注意事項も見ておきたいところです。

要約は原本の代わりではなく、原本を読むための道しるべ。 まずは一つの資料で、質問して、該当ページを開いて、確かめる。その流れを試してみてください。

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